Comment changer de mutuelle entreprise en 2024 ?

En tant qu'employeur, vous devez obligatoirement proposer une mutuelle d'entreprise à l'ensemble de vos salariés, et ce, depuis 2016. Les années passant, votre mutuelle n'est peut-être plus très compétitive sur le marché actuel et il est donc légitime de vouloir en changer. Cotisations moindres, prestations et accompagnement plus en adéquation avec votre activité, vous pourrez trouver de nombreuses formules correspondant aux besoins réels de vos équipes.

Comment faire pour changer d'agence de mutuelle d'entreprise en 2024 ? Quelles sont les démarches et la procédure pour résilier la mutuelle collective de son entreprise ? Quand doit se faire de changement ? Nos experts chez Coover vous explique tous dans les moindres détails pour changer de contrat de mutuelle cette année !

Est-il possible de changer de mutuelle d’entreprise ?

La mutuelle collective a été rendue obligatoire en France depuis le 1ᵉʳ janvier 2016.

Les raisons qui poussent le dirigeant ou un chef d'entreprise privée ou d'association à vouloir changer de mutuelle collective souscrite auparavant peuvent être multiples :

• Les besoins des salariés ont évoluées et le contrat n'est plus adapté
• La situation économique, fiscale ou administrative de la société a évoluée
• Les cotisations ont récemment augmenté de manière conséquente (notamment suite à la réforme 100 % santé).

Quelle est la procédure pour un changement de mutuelle d’entreprise ?

En premier lieu, vous devez respecter un délai de préavis avant l'échéance de votre contrat : vous ne pouvez pas rompre du jour au lendemain votre mutuelle santé d'entreprise obligatoire, ni laisser vos employés sans couverture de santé entre les deux contrats.

Pour résilier votre contrat, vous devez impérativement suivre la procédure adéquate, qui dépend de l'acte ayant mis en place votre mutuelle collective.

Depuis 2020, un employeur peut décider de résilier son contrat de mutuelle d'entreprise en cours d'année si le contrat a été souscrit il y a plus d'un an. Si cette condition est respectée, il n'est pas nécessaire d'attendre la date d'échéance (ou d'anniversaire) du contrat.

Veillez néanmoins à respecter les délais de préavis requis :

• préavis de demande de résiliation, tel qu'il est indiqué dans le contrat d'assurance. Ce dernier ne peut pas être inférieur à 1 mois,
• préavis de 3 mois pour communiquer à vos salariés par écrit le changement prochain de contrat de mutuelle collective

Souscrire un nouveau contrat de mutuelle d’entreprise

S'il souhaite changer complétement de contrat de mutuelle collective, ou même d'assureur, l'entreprise ne pas résilier son ancien contrat avant d'avoir souscrit le nouveau : il ne peut en effet pas laisser son personnel sans couverture santé d'entreprise, cela serait un manquement à son obligation légale.

Une fois la nouvelle couverture de mutuelle collective choisie et souscrite, l'employeur peut résilier le contrat actuel via une lettre de résiliation (en respectant le délai de préavis prévu dans les conditions générales de votre contrat).

Vous devez ensuite informer vos salariés. En effet, lors d'un changement de mutuelle (même avantageux) vous devez informer chaque salarié par écrit, et notez qu'un affichage collectif ne suffit pas. Si cette obligation n'est pas satisfaite, vous vous exposez à des sanctions de l'URSSAF conséquentes.

Dans tous les cas, n'oubliez pas que la mutuelle d'entreprise est obligatoire. Vous devez donc faire en sorte que le nouveau contrat suive immédiatement la fin de votre ancien contrat. Vous pourrez alors choisir la date de début d'effet de votre mutuelle collective lors de sa souscription.

Modifier le contrat de mutuelle collective actuel

S'il souhaite modifier le contrat de mutuelle actuel de l'entreprise pour conserver l'assureur, l'employeur doit réaliser les démarches conformément à l'accord collectif (ou de branche).

Un employeur peut changer de mutuelle santé collective peu importe la taille de son entreprise. Il doit en revanche respecter certaines règles, parmi lesquelles :

• respecter la convention collective (ou l'accord de branche)
• prévenir et discuter avec les représentants du personnel, s'il n'existe pas de convention ou d'accord préalable
• Rédiger une Décision unilatérale de l'Employeur (DUE) si aucune négociation n'est possible ou si l'entreprise compte moins de 50 salariés

Si l'employeur change la mutuelle collective, de manière unilatérale, via une DUE (Décision Unilatérale de l'Employeur), il devra dénoncer l'ancienne DUE auprès de chaque salarié dans un délai de 3 mois. Un nouveau document devra alors être rédigé afin de présenter le nouveau contrat.

Changer de contrat ou changer d’assureur : quelle est la meilleure décision ?

Changer les garanties de votre contrat actuel

Si les prestations de votre contrat actuel vous satisfont, vous n'êtes pas obligé de changer d'assureur. Vous pouvez tout à fait demander une modification de votre contrat.

Bien entendu, les assureurs auront davantage tendance à accepter les augmentations de couvertures que leurs diminutions. En effet, cela impliquera logiquement une augmentation des cotisations et donc plus d'argent pour votre assureur.

Si toutefois vous décidez de diminuer vos garanties, prenez garde à ne pas passer en dessous des minimums obligatoires si votre convention collective en prévoit.

Dans tous les cas, votre assureur n'est pas obligé d'accepter. En cas de refus, vous pourrez toujours changer d'assureur ! Ainsi, prenez le temps de vous y prendre à l'avance pour ne pas être surpris par la date d'échéance future.

Changer votre mutuelle entreprise en changeant d’assureur

Si votre assureur ne veut pas modifier votre contrat ou si tout simplement, vous voulez changer d'assureur, c'est également possible !

N'hésitez pas à consulter vos salariés. Vous pourrez ainsi adapter votre nouveau contrat à leurs besoins (prise en charge des dépassements d'honoraires, de la médecine douce, du tarif souhaité, etc.).

Nous vous conseillons donc de comparer les offres afin de trouver l'offre qui correspond le mieux aux besoins de vos salariés, le tout au meilleur prix.

Qui doit résilier la mutuelle collective de l'entreprise ?

C'est toujours à l'employeur, ou du moins à la personne qu'il nomme responsable, de demander une modification ou un changement de mutuelle.

En réalité, cela est un peu plus complexe, car la personne décisionnaire dépend de l'acte instituant la mutuelle au sein de l'entreprise :

• Mise en place par DUE : l'employeur peut modifier seul le contrat. Cependant, la modification par référendum d'entreprise ou accord collectif est également possible ;
• Mise en place par référendum : l'employeur doit effectuer un nouveau référendum pour changer de mutuelle ou bien passer par un accord collectif.
• Mise en place par un accord collectif : la seule possibilité pour l'employeur de changer de contrat, c'est de mettre en place un accord collectif (qui depuis la loi Travail de 2016, doit être validé par des syndicats représentants 50% des voix, les syndicats minoritaires doivent eux passer par un référendum).

Lettre de changement de mutuelle entreprise : notre modèle

En tant que chef d'entreprise, vous devez avertir votre assureur de votre souhait de changer de mutuelle. Vous devez donc envoyer une lettre en respectant un délai de préavis avant échéance de votre contrat.

Ce délai et cette échéance sont mentionnés dans les conditions générales de votre mutuelle collective. Le plus souvent, ce délai est de 2 mois.

Vous devez alors envoyer votre lettre en recommandé avec accusé de réception. Nous vous conseillons de garder une preuve de votre envoi en photocopiant votre lettre et en conservant le bon de réception.

Pour vous faire gagner du temps, Coover met à votre disposition un modèle de lettre de résiliation de mutuelle d'entreprise :

Nos 5 conseils pour choisir sa nouvelle mutuelle d’entreprise obligatoire

• Consultez vos salariés afin de trouver un contrat qui correspond à leurs besoins et attentes. Vous pourrez alors moduler les garanties et mettre l'accent sur les postes les plus importants pour eux (hospitalisation, dentaire, optique, etc.). En modulant les postes de couverture, vous pourrez faire baisser le coût de votre contrat !
• Vérifiez si vous êtes contraint de proposer des remboursements minimums allant au-delà du panier de soins ANI. En effet, certains accords de branche prévoient des remboursements plus avantageux.
• Comparer les offres ! Passer par un courtier vous permettra de mettre en concurrence les offres et de choisir la meilleure mutuelle d'entreprise selon votre profil.
• Vérifiez les garanties proposées par votre contrat. Même si le cœur d'une mutuelle santé est de couvrir les dépenses de santé, il ne faut pas oublier que des prestations supplémentaires peuvent être proposées par les assureurs. Cela peut concerner les prestations d'assistance en cas d'hospitalisation ou la protection juridique.
• Résiliez votre contrat dans les règles de l'art tout en évitant une rupture de couverture. N'oubliez pas de suivre la procédure de résiliation adéquate et d'informer vos salariés de cette modification. De plus, ne laissez pas vos salariés sans mutuelle santé, même pour 2 jours, c'est interdit.