Comment rédiger une convention de mise à disposition de locaux à titre gracieux ?

Espaces de coworking, pépinières, sociétés ayant des espaces inutilisés… Nombreux sont les cas où une entreprise (ou une collectivité) souhaite mettre à disposition d’une autre des bureaux ou un local, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, à la place d'un bail commercial classique.

Le cas échéant, il faudra passer par la rédaction d’une « convention de mise à disposition de locaux ». Voyons en quoi elle consiste et comment « bien » la rédiger. 

Qu’est-ce que la convention de mise à disposition de locaux à titre gracieux ?

La convention de mise à disposition de locaux et de matériels est une alternative au bail commercial. Elle peut être signée, par exemple, entre une commune ou une collectivité et une entreprise. Cette dernière pourra ainsi occuper les locaux et profiter des éventuels services mis à sa disposition. La convention est souvent plus souple et flexible qu’un bail. 

La mise a disposition peut se faire :

• À titre gratuit : par exemple, une collectivité qui souhaite relancer l’activité dans un secteur et qui met des locaux à disposition d’une association ou d’une entreprise, 
• À titre onéreux : par exemple, une entreprise gérant un espace de coworking mettant à disposition des bureaux à des startups. 

Pour organiser la mise à disposition et préciser les droits et obligations de chacun, la convention de mise à disposition doit être rédigée et signée par les deux parties. Il s’agit donc d’un contrat encadrant la pratique, lequel anticipe aussi d’éventuels litiges entre les parties. 

La convention définit les locaux utilisables : bureaux individuels, open-space, salles de réunions… Outre les locaux, peuvent être mis à disposition : 

• Du matériel : matériel informatique, bureautique… 
• Des services : accueil, comptabilité, secrétariat… 

Convention de mise à disposition de locaux : qui est concerné ?

Une convention de mise à disposition de locaux peut être faite au bénéfice d’une association ou d’une entreprise.

Le plus souvent, elle concerne, du fait de sa flexibilité en comparaison d’un bail, les jeunes ou petites entreprises : startups, sociétés en démarrage etc. Les entreprises mettant à disposition des espaces de travail tels que les espaces de coworking, les pépinières d’entreprises ou encore les incubateurs utilisent souvent ce type de convention. 

Quand la mise à disposition est payante, elle est souvent moins onéreuse qu’un bail commercial. Les jeunes entreprises peuvent donc économiser sur leurs charges d’exploitation. La convention est aussi plus souple, notamment au moment du départ (préavis plus court et formalisme souvent plus léger). 

Du côté de l’entreprise propriétaire des locaux, la mise à disposition via une convention permet de dégager des revenus d’espaces inexploités, d’aider / d’accompagner des jeunes pousses… 

Attention toutefois : si l’entreprise preneuse des locaux exerce une activité réglementée, il faudra que les installations soient conformes à la réglementation applicable. 

Rédiger une convention de mise à disposition de locaux à titre gracieux : notre modèle gratuit

La convention de mise à disposition de locaux, qu’elle soit à titre gratuit ou onéreux, doit inclure un certain nombre de mentions et de clauses essentielles, telles que notamment : 

• L’identité des parties, 
• L’identification et les caractéristiques du local mis à disposition, 
• Le type d’usage, 
• La contrepartie financière éventuellement prévue, 
• La durée de mise à disposition, 
• Les modalités de sortie, 
• Les conséquences en cas de non respect des obligations respectives, 
• Les services et matériels éventuellement mis à disposition. 

La convention est assez peu encadrée par la loi. Sa rédaction est donc relativement libre. S’agissant d’un acte sous seing-privé, elle doit être établie en deux exemplaires au moins et être signée par toutes les parties. 

Pour vous aider dans vos démarches, Coover mets à votre disposition son modèle gratuit de mise à disposition d’un local par une collectivité à une association : 

Mise à disposition de locaux communaux à titre gratuit: est-ce possible ?

Une commune ou une collectivité peut très bien mettre des locaux à disposition d’une association ou d’une entreprise de la région, que ce soit à titre onéreux ou gratuit. 

Tout comme pour une entreprise, cela requiert la rédaction et la signature d’une convention de mise à disposition, laquelle fixera les droits et obligations de chaque partie. 

Là encore, vous trouverez facilement, en ligne, des modèles de convention de mise à disposition d’un local communal. Nous vous en proposons un ci-dessous, qu’il vous suffira d’adapter à votre situation : 

La mise à disposition de locaux à titre onéreux : quelles différences ?

La différence entre la mise à disposition de locaux à titre onéreux ou à titre gratuit est simple : la perception d’un « loyer », qui est plutôt une contrepartie financière. Pour rappel, il ne s’agit pas d’un bail. 

Le montant de la contrepartie financière doit être clairement précisé dans la convention de mise à disposition des locaux. Les parties décident librement du montant de cette contrepartie. 

En outre, l’acte doit aussi préciser les conséquences (pécuniaires notamment) en cas de non-paiement.

Si les locaux sont compris dans une copropriété, l’accord de celle-ci doit être obtenu avant la mise à disposition, peu importe qu’elle soit à titre gratuit ou onéreux. 

Comment résilier une convention de mise à disposition de locaux ?

Les règles quant à la fin de la mise à disposition doivent être posées dans la convention. La durée de la mise à disposition peut être de quelques jours, semaines, mois… 

En cas de départ anticipé par l’entreprise ou l’association qui utilise les locaux, un préavis doit être respecté. La durée de celui-ci est nécessairement fixé dans l’acte (les parties sont libres en la matière). Il pourra être de quelques jours ou quelques semaines. De manière générale, il est souvent plus court qu’un préavis de bail professionnel ou commercial classique (qui peut être de 6 mois). 

L’entreprise ou l’association preneuse des bureaux doit donc avertir l’autre partie, afin de « démarrer » le délai de préavis. L’acte prévoit en principe les modalités de notification. Le plus souvent, c’est par courrier recommandé avec accusé de réception. À la réception de ce dernier par le « loueur », le délai commencera à courir.