Coover met à votre disposition un modèle de note de frais kilométriques par notre équipe comptable. Il est gratuit et disponible en format Excel. Vous pouvez le télécharger gratuitement et anonymement.
Sommaire
Notre modèle de note de frais kilométriques Excel
Coover met à votre disposition un tableau de frais kilométriques Excel avec les chiffres du barème 2024. Vous pouvez l’utiliser en l’état ou le personnaliser pour mieux l’adapter à vos besoins.
Si vous changez de véhicule en cours d'année, vous devrez réaliser deux calculs distincts et donc avoir un suivi des frais kilométriques par voiture.
Ce modèle note de frais indemnité kilométrique est gratuit et validé par l'administration fiscale.
Si vous avez d'autres dépenses en plus des frais kilométriques, utilisez notre modèle de note de frais Excel.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométriques ?
Lorsqu'un salarié utilise un véhicule motorisé personnel dans le cadre de son travail, il peut alors être remboursé par son employeur qui lui verse des indemnités kilométriques pour ses déplacements professionnels.
Une note de frais kilométrique est donc un justificatif que le salarié doit transmettre à son employeur afin de se faire rembourser des charges engagées lors de l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Il doit également transmettre les reçus qui permettront de prouver que des dépenses ont été engagées. Les charges qui peuvent être prises en compte sont :
- Les frais d'essence,
- Les frais d'entretien du véhicule,
- Le coût de l'assurance,
- Le coût d'usure du véhicule.
L'indemnité kilométrique concerne uniquement les trajets liés à l'activité professionnelle, les trajets domicile-travail ne sont donc pas pris en compte.
Comment faire une note de frais kilométrique ?
Nous vous conseillons de télécharger notre modèle et le personnaliser selon votre situation.
Certaines informations doivent figurer sur une note de frais kilométrique afin que celle-ci puisse être traitée et que l'employé puisse être remboursé. Ainsi, l'identité du salarié, la date des différents déplacements professionnels et leur motif, le nombre de kilomètres, la puissance du véhicule ainsi que le point de départ et d'arrivée doit y figurer.
Néanmoins, aucune loi n'encadre le contenu d'une note de frais kilométrique, ainsi, chaque entreprise est libre de fixer les informations dont elle a besoin.
À quoi sert le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique permet de calculer les frais et indemnités kilométriques de vos déplacements professionnels. Ces frais pourront être déduits de vos revenus si vous optez pour le régime réel.
Vous avez le droit de déduire à leur valeur réelle vos frais professionnels dont font partie les frais kilométriques.
Le calcul des frais kilométriques est basé sur le nombre de kilomètres parcourus. Il peut être fait de deux façons :
- Sur la base d'un forfait interne à l'entreprise,
- Sur la base du barème kilométrique de l'administration fiscale.
Le barème de l'administration fiscale prend en compte un deuxième critère en plus de la distance parcourue, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
Vérifiez également que vos déplacements professionnels sont bien couverts par votre assurance.
Les indemnités kilométriques ne comprennent pas les frais de péage ou de parking.
Comment calcule-t-on les indemnités kilométriques en 2024 ?
Après plusieurs années de gel, le barème de l'indemnité kilométrique a été ré-évalué en 2020 et en 2021. Il est inchangé sur 2023.
Le montant d'une indemnité kilométrique se calcule à partir du barème mis à jour régulièrement par l'administration fiscale (URSSAF) et se base sur la distance parcourue et la puissance du véhicule utilisé.
Il existe ainsi un barème pour les voitures, les motos, les scooteurs...
Voici les barèmes à jour pour l'année 2024. Ces chiffres sont intégrés à notre modèle de suivi Excel.
Si vous utilisez une voiture électrique, l'indemnité kilométrique est alors majorée de 20%
Barème kilométrique des voitures
Voici un tableau des barèmes qui vous permettra de calculer les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'une voiture en 2024 :
| Chevaux fiscaux | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 km à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,456€ x distance | 0,273€ x distance + 915€ | 0,318€ x distance |
| 4 CV | 0,523€ x distance | 0,294€ x distance + 1147€ | 0,352€ x distance |
| 5 CV | 0,548€ x distance | 0,308€ x distance + 1200€ | 0,368€ x distance |
| 6 CV | 0,574€ x distance | 0,323€ x distance + 1256€ | 0,386€ x distance |
| 7 CV et plus | 0,601€ x distance | 0,34€ x distance + 1301€ | 0,405€ x distance |
Le coefficient indiqué dans le tableau ci-avant doit être multiplié par la distance parcourue pour obtenir le montant de l'indemnité kilométrique.
Barème kilométrique des motos
Voici un tableau des barèmes qui vous permettra de calculer les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'une moto en 2024 :
| Chevaux fiscaux | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 km à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 à 2 CV | 0,341€ x distance | 0,085€ x distance + 768€ | 0,213€ x distance |
| 3 à 5 CV | 0,404€ x distance | 0,071€ x distance + 999€ | 0,237€ x distance |
| 5 CV et plus | 0,523€ x distance | 0,068€ x distance + 1365€ | 0,295€ x distance |
Ce barème est applicable aux deux roues dont le moteur est supérieur à 50 cm³.
Barème kilométrique des scooteurs
Voici un tableau des barèmes qui vous permettra de calculer les indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un scooteur en 2024 :
| Jusqu'à 3 000 km | de 2 001 km à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
| 0,272€ x distance | 0,064€ x distance + 416€ | 0,147€ x distance |
Ce barème est applicable aux deux roues dont le moteur est inférieur à 50 cm³.
Pour être certain de ne pas vous tromper dans vos calculs, vous pouvez aussi utiliser un outil de calcul des notes de frais kilométriques.
L’alternative : un logiciel de note de frais
La gestion des notes de frais kilométrique peut être compliquée à gérer lorsque vous avez beaucoup de salarié. Il existe de nombreux logiciels vous permettant de gérer tout type de notes de frais.
Si les logiciels de note de frais ne sont pas gratuits, ils représentent tout de même un bon investissement, car ils permettent d'important gain de temps et d'éviter de faire des erreurs. En effet, ils automatisent la gestion de notes de frais : le salarié ajoute sa note de frais sur son espace personnel et son manager la valide.
5 commentaires à "Modèle note de frais kilométriques"
Deloncle, le 27 septembre 2020
En qualité de dirigeant quel est le maximum de kilomètres que l on peut facturer par jour à sa société
Trajet domicile au travail À ET RETOUT
Pierre Fruchard, le 28 septembre 2020
Bonjour,
Malheureusement, les indemnités kilométriques ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail.
Cordialement,
fred, le 5 février 2021
La règle générale stipule que la distance domicile - travail maximale prise en compte pour le calcul est de 40 kilomètres, soit 80 kilomètres par jour (trajets aller-retour). De fait, si la distance domicile - travail est supérieure à 40 km, vous ne pouvez pas prendre en compte les kilomètres excédentaires.
smartpowered, le 26 août 2021
je fais entre 400 et 600 km par jour moi a 80 km je ne trouve pas de travail ou alors rarement en couvrant l'Europe j'ai des missions tous les jours à des adresse ou peuvent être en hollande aujourd'hui et a Paris demain Aachen après demain ....
smartpowered, le 26 août 2021
vous ne pouvez pas facturer les km entre domicile et travail en tant qu'entrepreneur en revanche il doit être possible de se faire indemniser les km entre la société et le client à condition qu'il n'y ait pas de voiture de société pouvant le faire
Un expert vous répondra