La DSN : ce qu'il faut savoir

La DSN accompagne la digitalisation et la simplification de l'activité d'une entreprise. Elle permet de regrouper et de remplacer un grand nombre de déclarations en produisant un fichier unique et dématérialisée tous les mois qu’on appelle également déclaration sociale nominative. 

Qui est concerné par la DSN ? Comment procéder à la DSN ? Quels en sont les avantages ? Nous vous expliquons l’essentiel dans cet article.

Qu’est-ce que la DSN ?

La Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, est un fichier mensuel produit à partir de la paie. Ce fichier est destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées. La DSN permet de remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles et différentes autres formalités administratives propre à la gestion des ressources humaines. 

En résumé, la DSN consiste à transmettre de façon mensuelle et dématérialisée auprès d’un interlocuteur unique, les données sociales directement depuis le logiciel de paie.

Ce fichier repose aujourd’hui sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur le signalement d’événements. Chaque mois l'employeur va élaborer une DSN par salarié grâce aux informations contenues dans la fiche de paie.

La DSN peut être directement relié au logiciel de paie de l’entreprise. En effet, certains logiciels, notamment Payfit, sont compatibles et possède un module permettant d’extraire les données de la fiche de paie pour les traduire en données DSN. Il faut cependant au préalable que l’entreprise s’inscrive sur le portail DSN.

DSN : qui est concerné ?

Le mécanisme de la DSN a été déployé progressivement en trois phases. La dernière phase de la DSN consiste à généraliser le système à toutes les entreprises employant des salariés.

Ainsi, depuis janvier 2018, toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent obligatoirement avoir mis en place la DSN. Si l’entreprise est composée de plusieurs établissements, l’employeur doit mettre en place une DSN pour chacun des établissements d’affectation disposant d’un numéro Siret propre.

Certains employeurs ne sont pas concernés par la DSN. Trois catégories d’exclusion existent :

• Exclusions liées à la structure de l’entreprise : les particuliers employeurs, indépendants ou auto-entrepreneurs sont exclus de la DSN.
• Exclusions géographiques : sont exclues les entreprise situées à Monaco, dans certaines collectivités d’Outre-mer, ainsi qu’à Mayotte (si elles ne disposent pas de numéro Siret) et en Polynésie française.
• Les employeurs de la fonction publique sont également exclus de la DSN.

Comment procéder à la DSN ?

On distingue trois manières différentes de procéder à la déclaration sociale nominative :

• L’employeur ou les ressources humaines procèdent eux-mêmes à la DSN en ligne ou par le biais d’un logiciel de paie compatible.
• L’entreprise confie la transmission de la DSN à un tiers déclarant tel qu'un expert comptable.
• Les deux possibilités précédentes sont mixées. Dans ce cas, certaines déclarations sont accomplies en interne et d’autres par des tiers déclarants. 

Il existe des dates limites de DSN à ne pas dépasser sous peine d’être sanctionné par le paiement de pénalités de retard. On appelle cela le calendrier DSN :

• Avant le 5 du mois (qui suit la paie) pour les entreprises mensualisées déjà soumise à cette échéance ; 
• Avant le 15 du mois (qui suit la paie) pour les autres entreprises. 

Si un événement tel qu’un arrêt maladie, une rupture de contrat de travail ou un accident du travail survient en cours de mois, il doit être signalé dans les 5 jours de sa prise en compte. Ce signalement est une démarche distincte de la DSN mensuelle.

Seules les DSN mensuelles sont obligatoires, aucune DSN annuelle n’est requise. 

Quels sont les avantages de la DSN ?

Depuis que la DSN est entièrement déployée, elle est bénéfique pour : 

• Les entreprises : Elle entraine une réduction du nombre de déclarations à effectuer. C'est un bon moyen de simplifier les déclarations au rythme du cycle de paie.
• Les salariés : La DSN permet un exercice facilité des droits. En réduisant le nombre de justificatifs à produire, elle facilite l’accès aux prestations sociales. 
• Les acteurs institutionnels : Ces derniers recueilleront chaque mois des données sur l’évolution des entreprises et de l’emploi. Ils peuvent mieux lutter contre la fraude et améliorer le suivi des politiques publiques.

DSN : les phases de mise en place

La déclaration sociale nominative (DSN) a été mise en place en trois phases successives.

DSN Phase 1 :

Depuis le 1^er avril 2013, les entreprises peuvent transmettre la DSN en remplacement de :

• La déclaration mensuelle des mouvements de mains d’œuvre (DMMO et EMMO) ;
• L’attestation employeur pour pôle emploi ; 
• L’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières, maladie, maternité, paternité pour la CNAM et la MSA ;
• Le relevé de mission des employeurs de travail temporaire et la déclaration unifiée de cotisation sociales (DUCS) destinée à l’Urssaf.

DSN Phase 2 :

Depuis la 1^er avril 2015, la DSN est devenue obligatoire pour les employeurs qui sur l’année 2013 ont :

• Déclaré plus de deux millions d’impôts de cotisations ou de contributions sociales 
• Déclaré plus d’un million tout en ayant eu recours à un tiers déclarant (Expert-comptable). Pour cela, le tiers déclarant reporte pour l’ensemble de son portefeuille client un montant de plus de 10 millions d’euros.  

DSN Phase 3 :

Depuis le 27 septembre 2016, les entreprises sont dans l’obligation de transmettre la DSN pour remplacer les modalités suivantes : 

• La déclaration unifiée de cotisations sociales ; 
• Le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales ;
• Le tableau récapitulatif ;
• La régularisation des cotisations sociales de l’année ;
• Le relevé mensuel des contrats de travail temporaire.

La norme d’échange pour la DSN : NEODeS

La norme NEODeS (Norme d’Echange Optimisée des Déclarations Sociales) est le nom officiel du dispositif de déclaration DSN. Elle permet de véhiculer l’information DSN.

L’un des principes de constitution des messages DSN est la présence d’informations dites « identifiantes ». La transmission de ces données permet aux organismes de protection sociale d’une part de rapprocher les déclarations et d’autre part de reconstituer les historiques de données nécessaires notamment à la détermination de prestations sociales à destination des salariés.

Les informations « identifiantes » sont les suivantes :

• Etablissement : Siret
• Individu : NIR ; Nom ; Prénom ; Date de naissance ; Lieu de naissance
• Contrat : Date de début de contrat ; Numéro de contrat

Afin d’éviter toute rupture dans la continuité des informations entre chaque DSN mensuelle, les entreprises doivent en permanence veiller à la bonne qualité des données transmises. Tout changement ou correction des informations « identifiantes » doit être signalé par le biais de « blocs changements ».