Lorsqu’ils sont envoyés en déplacement en dehors de l’hexagone, les professionnels font face aux mêmes risques que les particuliers qui partent en vacances : accident, maladie, dommages involontairement causés à autrui… Bien que rarement obligatoire, l’assurance voyage professionnel s’avère alors essentielle. Qui la paye ? Quelles sont les garanties indispensables ? Comment trouver le bon contrat ? Voyons tout cela ensemble.
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Pourquoi souscrire une assurance pour un voyage professionnel ?
Que vous soyez à l’étranger pour des raisons professionnelles ou personnelles, vous n’êtes pas à l’abri d’un incident malencontreux : accident, maladie, vol de vos bagages, perte de vos papiers d’identité… C’est dans ce genre de cas (et dans bien d’autres) qu’une couverture d'assurance voyage s’avère précieuse.
En Europe, la prise en charge par la Sécurité Sociale et votre mutuelle de vos éventuelles dépenses de santé est très limitée. La première assurera un remboursement selon les taux français, ce qui sera souvent insuffisant au vu du coût de la santé dans certains pays.
Hors Europe, la Sécu n’est tenue à rien : il faudra faire une demande de remboursement, laquelle sera acceptée ou non selon l’urgence des soins reçus à l’étranger. Une fois encore, la prise en charge sera limitée aux taux français. Le reste à charge sera souvent important, surtout si vous êtes par exemple hospitalisé aux États-Unis ou au Canada.
Au-delà de cela, ce sera à vous d’avancer les frais sur place, ce qui s’avère peu agréable lorsque l’on sait qu’un passage chez le médecin peut coûter plusieurs centaines d’euros dans certains pays.
L’assurance voyage est donc la meilleure solution pour partir l’esprit léger, peu importe que votre déplacement professionnel dure 2 jours ou un mois, et peu importe la destination. Elle vous assure une prise en charge de vos frais médicaux, d’hospitalisation, de rapatriement… Elle intègre aussi de nombreuses garanties d’assistance, si vous veniez à devoir annuler votre mission, à perdre vos papiers sur place…
L’assurance voyage pro couvre le professionnel, mais aussi sa famille si elle se déplace avec lui. Elle reste facultative pour la grande majorité des pays, mais est obligatoire pour l’obtention de certains Visas (Algérie, Chine, Cuba, Équateur…). Tous les types de voyages professionnels peuvent être couverts. Seules des professions très particulières (les reporters de guerre par exemple) devront souscrire à un contrat spécifique et sur-mesure.
L’assurance voyage professionnel vous couvre en tout temps, c’est-à-dire aussi pendant vos moments de loisir (lorsque vous ne travaillez pas).
Quels sont les différents types d’assurance voyage professionnel ?
On trouve sur le marché plusieurs types de contrat d’assurance voyage : vacances, déplacement professionnel, PVT, études et stages à l’étranger… Ainsi, vous aurez l’embarras du choix et trouverez forcément votre bonheur, quels que soient votre destination ou l’objet de votre mission. L’assurance voyage pro intègre des garanties spécifiques que l’on ne retrouve pas forcément dans les contrats « classiques ».
La première distinction que l’on peut faire est la suivante :
- Les contrats « courts », pour un voyage unique (de moins de 3 mois en général),
- Les contrats à l’année, qui couvrent le professionnel quel que soit le nombre de déplacements faits pendant l’année. La couverture dure en général 1 an et démarre le jour de la souscription. Ce type de contrat ne couvre le plus souvent que les séjours de moins de 3 mois (2 mois pour Allianz). Il ne faut pas non plus que le nombre de jours passés à l’étranger dans l’année n’excède 180 jours.
Si vous êtes amené à vous déplacer beaucoup à l’étranger, il sera souvent plus intéressant financièrement (pour vous ou pour votre entreprise) d’adhérer à un contrat à l’année.
Pour les durée plus longues (plus de 180 jours en dehors de l’hexagone), il ne s’agit plus vraiment d’assurance voyage mais d’assurance expatriation / détachement. Les garanties sont plus étendues, lesquelles s’apparentent plus à une « vraie » assurance santé (là où l’assurance voyage a plutôt vocation à couvrir les frais d’urgence).
L’expatriation et le détachement sont un peu à part, puisqu’ils impliquent une lettre de mission ou un avenant au contrat de travail. Les besoins des travailleurs détachés étant plus importants que ceux des travailleurs en voyage court, les contrats sont plus complets (garanties dentaires, optiques…).
Les contrats à l’année assurent souvent les déplacements professionnels, mais aussi les voyages personnels. C’est par exemple le cas des produits Europ Assistance. Attention toutefois à la zone de couverture.
Quelles sont les garanties d’une assurance voyage professionnel ?
Tous les contrats d’assurance voyage à destination des professionnels n’intègrent pas les mêmes garanties : chaque assureur possède ses propres formules et options.
La grande majorité des contrats conserve tout de même un socle de base, composé de 3 garanties :
- La Responsabilité Civile à l’étranger, qui vous couvre pour les dommages que vous pourriez causer à autrui en dehors des frontières françaises,
- La prise en charge (dans une certaine limite) de vos frais médicaux et d’hospitalisation d’urgence,
- L’assistance rapatriement, qui vous permet d’être rapatrié d’urgence en France si votre situation le requiert (maladie, accident, décès d’un proche en France…).
Les assurances voyages professionnels intègrent aussi de nombreuses autres garanties, soit d’office, soit sur option. On y trouve par exemple :
- L’assurance annulation de déplacement (y compris pour cause de Covid-19),
- L’assurance interruption de séjour,
- Le capital décès du travailleur,
- La protection juridique à l’étranger,
- Des garanties d’assistance : perte et vol des papiers, des bagages…
L’employeur / l’employé à la recherche d’une assurance voyage professionnel complète aura donc intérêt à comparer un maximum de devis personnalisés, afin de trouver celui qui lui conférera les garanties les mieux adaptées au meilleur prix.
Comme pour toutes les assurances voyages, peu importe les raisons de votre déplacement, pensez à conserver votre attestation d'assurance voyage sur vous au cas où elle vous serait demandé.
Comment choisir la meilleure assurance pour un voyage d’affaires ?
De très nombreux assureurs se sont positionnés sur le marché de l’assurance voyage, y compris professionnelle. La majorité proposent des contrats sur-mesure, bien calibrés en fonction des besoins des travailleurs en déplacement.
Reste à savoir comment obtenir des devis personnalisés en fonction de la durée de son séjour, de la destination… ?
En fait, rien de plus simple : la plupart des assureurs vous permettent de réaliser votre devis seul en ligne, directement sur leur site. Il vous faudra toutefois remplir un formulaire de demande pour chaque compagnie sondée.
La meilleure solution aujourd’hui est donc de passer par un courtier / un comparateur d’assurances voyages professionnelles. Coover vous propose le sien : il est 100 % gratuit, anonyme et sans engagement. À partir d’un formulaire unique, vous accéderez en quelques clics à une sélection des meilleures offres du marché.
Restera ensuite à mettre ces devis en concurrence. Outre le prix de l'assurance voyage, voici les critères qui sont, selon nous, les plus importants à prendre en compte :
- Les garanties incluses d’office dans la formule visée,
- Le coût et les conditions de la garantie annulation, si celle-ci est essentielle pour vous / votre employeur. Voyez notamment quels sont les causes d’annulation acceptées, et quel sera le montant maximal de prise en charge (5000 euros pour Chapka Assurance par exemple).
- Les conditions des garanties : plafonds d’indemnisation (pour la garantie frais médicaux et hospitalisation à l’étranger notamment), franchises, cas d’exclusion, prise en charge au 1er euro ou non…
- La qualité des garanties d’assistances prévues : perte / vol de bagages, protection juridique, envoi de médicaments à l’étranger, disponibilité de l’équipe d’assistance…
- Les garanties retard de vol, retour impossible…
- Les modalités d’adhésion,
- Les conditions de la couverture elle-même : durée maximum de chaque voyage pour un contrat annuel, limites…
Qui paie l’assurance voyage et déplacement professionnel ?
L’entreprise est responsable de ses employés envoyés en déplacement à l’étranger. Elle n’a cependant pas l’obligation légale de souscrire à une assurance voyage dédiée, même si en pratique, la plupart le font. S’il arrive quelque chose à ses collaborateurs en dehors de l’hexagone, sa responsabilité pourrait être engagée.
Les plus grandes entreprises souscrivent en général à un contrat « collectif », lequel couvrira tous ses collaborateurs en déplacement international, en Europe ou dans le reste du monde. Les plus petites préfèrent souvent opter pour des contrats individuels pour chaque voyage et chaque collaborateur. Cela leur permet d’adapter aux mieux les garanties aux besoins spécifiques de chaque mission.
C’est donc, dans la plupart des cas, l’entreprise qui paye l’assurance voyage pour ses employés, peu importent la durée de leur mission ou leur destination. Il est aussi possible que ce soit à l’employé de chercher un contrat lui-même, à charge pour l’employeur de le rembourser ensuite.
En termes de prix, les offres sont très variables sur le marché. Les tarifs dépendent de nombreux critères : durée du séjour, destination (Europe, monde hors USA / Canada et monde entier), objet du voyage…
Les primes pour un contrat à l’année démarrent par exemple à 175 euros chez Europ Assistance. Le montant de base est de 290 euros chez Chapka, mais les garanties sont plus nombreuses. Ce sera donc à vous ou à votre employeur de dénicher la couverture au meilleur rapport qualité des garantie / prix.
Quid de l’assurance annulation de voyage professionnel ?
L’assurance annulation est tout aussi importante pour un voyage professionnel que pour un séjour de vacances ou un road trip. Cela est d’autant plus vrai pour les professionnels qui voyagent beaucoup.
Cette garantie peut être souscrite seule ou être intégrée dans une assurance voyage multirisque, selon les besoins. De même, elle peut être incluse dans une assurance voyage pro à l’année : le travailleur en bénéficiera ainsi pour chacun de ses déplacements en dehors de l’hexagone.
Plusieurs points d’attention sont à observer si vous recherchez une assurance annulation performante :
- Les causes d’annulation acceptées (qui sont celle prévues dans le contrat). En 2021, le Covid-19 doit nécessairement faire partie des cas d’annulation « valides ».
- Le montant d’indemnisation : quelle sera la somme qui sera remboursée au maximum en cas d’annulation,
- Les conditions de la garantie, et notamment la franchise éventuelle,
- Son coût.
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