Registre unique du personnel : est-il obligatoire ?

Le registre unique du personnel est un document légal qui répertorie un certain nombre d'informations sur les salariés d'une entreprise. Obligatoire dès l'embauche du premier salarié, il permet notamment de vérifier de la transparence des emplois des sociétés.

Est-il obligatoire pour toutes les sociétés ? Quelles mentions comporte-t-il ? Qu'encourt une entreprise si elle ne dispose pas de ce document ? Nos experts répondent à vos questions.

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À quoi sert le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel permet d'établir la transparence des emplois au sein d'une entreprise. Il doit contenir des informations concernant l'employé, son type de contrat, la date d'arrivée et son départ.

Ces éléments doivent être conservés pendant cinq ans, à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire. Par ailleurs, ce document concerne toutes personnes travaillant pour l'entreprise, aussi bien les salariés, les stagiaires, les services civiques que les personnes mises à disposition par une entreprise de travail temporaire.

Un registre doit être établi pour chaque établissement de l'entreprise.

Quels travailleurs doivent être inscrits sur le registre du personnel ?

Le registre doit contenir les infos de tous les salariés de l'entreprise : cadres en CDI, agent de maitrise, CDD, travailleurs en télétravail, travailleurs étrangers. Stagiaire et personne en service civique dans l'entreprise doivent y être inscrits par ordre d'arrivée.

Le registre doit être tenu à disposition du Comité Social et Économique (CSE) et des agents veillant à la bonne application du Code du Travail.

Quelles sont les mentions obligatoires du registre ?

Ce document doit contenir des mentions bien spécifiques pour être légalement réglementaire et pour identifier correctement les différents salariés pendant la vie de l'enteprise.

Ces mentions sont :

• les noms et prénoms
• la nationalité
• le lieu et la date de naissance
• le genre
• l'emploi et le poste au sein de l'entreprise
• les qualifications
• les dates de prise de poste et de départ de l'entreprise

Pour les travailleurs étrangers, le type de Visa de travail ainsi que son identification devront figurer dans le registre. Les étudiants en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation devront aussi y figurer, avec les mentions spécifiques à leur contrat.

Quelles conséquences en cas d’absence de registre du personnel dans une entreprise ?

Si lors d'un contrôle par l'inspection du travail, l'entreprise n'est pas en mesure de présenter le registre complet, à jour et sans erreurs, des sanctions pourront s'appliquer. L'entreprise se verra appliquer une amende pour contravention de 4ᵉ classe, qui sera multipliée par le nombre de salariés absent sur le registre ou dont les informations sont erronées.

Ne pas tenir un registre strict au sein de l'établissement est par ailleurs constitutif d'un délit d'entrave à l'exercice des fonctions, selon un arrêt de la Cour de Cassation de 2012.