La mise en place d'une protection sociale complémentaire pour les salariés implique pour les employeurs la ratification à un régime et la mise en place de contrats collectifs d'assurance pour couvrir l'ensemble des effectifs afin de leur garantir une couverture adéquate.
Qui est concerné par les assurances collectives ? Quels sont les organes habilités à négocier ces accords ? Quels sont les cas de dispense ? Coover répond à vos interrogations dans cet article et vous aide à vous orienter dans ce domaine complexe de la protection sociale en entreprise.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une protection sociale complémentaire ?
L’entreprise, en tant qu’employeur, peut souhaiter ou être contrainte d’offrir à ses salariés un régime de protection sociale complémentaire en santé, en prévoyance et en retraite.
Cet engagement prend la forme d’un régime collectif qui doit être mis en place, et le cas échéant modifié ou dénoncé, dans des conditions définies par le Code du travail et la jurisprudence sociale.
L’article L.911-1 du Code de la Sécurité sociale prévoit les modalités de mise en place d’un régime de garanties collectives complémentaires au profit de salariés.
“Les garanties collectives dont bénéficient les salariés, anciens salariés et ayants droit en complément de celles qui résultent de l’organisation de la Sécurité sociale sont déterminées soit par voie de conventions ou d’accords collectifs, soit à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise, soit par une décision unilatérale du chef d’entreprise constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé”.
Ainsi, un régime collectif de protection sociale complémentaire peut être institué par l’un des trois actes suivants :
- la conclusion d’une convention ou d’un accord collectif
- la ratification d’un projet d’accord établi par le chef d’entreprise appelé également “acte référendaire”
- la décision unilatérale du chef d’entreprise (DUE)
Quelles différences entre régime collectif et contrat d’assurance collectif ?
Le régime collectif et le contrat d’assurance de groupe sont deux actes distincts, conclus entre des intervenants différents et relevant de droits distincts :
- le Code de la Sécurité sociale et le droit du travail pour le régime collectif,
- les Codes des assurances, de la Sécurité sociale ou de la mutualité pour le contrat d’assurance.
Le contrat collectif d’assurance a pour objet de garantir les engagements du régime collectif qui correspond à l’acte matérialisant l’engagement de l’employeur vis-à-vis de ses salariés.
Le contrat d’assurance collectif est un contrat conclu entre un employeur en tant que souscripteur et un organisme assureur. Son objet est le service des prestations d’assurance à des bénéficiaires : les salariés et dans certains cas les anciens salariés (le cas échéant leurs ayants droits)
Le régime collectif : un acte à formaliser
L’acte de formalisation du régime collectif est le texte de référence des relations collectives appliquées dans l’entreprise. À ce titre, que l’adhésion du salarié au régime soit obligatoire ou facultative, sa formalisation dans l’un des 3 actes (DUE, convention collective ou acte référendaire) est nécessaire.
Il est également une condition essentielle de l’octroi des avantages sociaux et fiscaux dévolus aux régimes de protection sociale. Pour ces raisons, la rédaction de l'acte du régime collectif revêt une importance particulière. Si son contenu est amené à varier en fonction des risques couverts, la rédaction de certaines clauses est commune ainsi que certaines formalités.
Non-respect des négociations collectives : quelles sanctions ?
L’acte de formalisation doit impérativement respecter les règles édictées d’une part, par le Code du travail et le Code de la Sécurité sociale et d’autre part, par la jurisprudence sociale.
Leur non-respect pourrait être sanctionné par le délit d’entrave à l’exercice du droit syndical ou par la nullité de l’acte.
Négociations collectives : quels sont les syndicats représentatifs ?
Sont considérées comme représentatives au niveau de l’entreprise et de l’établissement, les organisations syndicales (OS) qui respectent ces deux critères :
- réunissent l’ensemble des critères de représentativité prévus par l’article L.2121-1 du Code du travail, à savoir : respect des valeurs républicaines, interdépendance, transparence financière, ancienneté minimale de 2 ans, audience, influence, effectifs d’adhérents et de cotisations,
- ont recueilli au moins 10 % des suffrages au premier tour des dernières élections des titulaires : au comité d’entreprise (CE) ou de la délégation unique du personnel (DUP) ou, à défaut, des délégués du personnel (DP), le cas échéant, du comité social et économique (CSE)
Le rôle du Comité d’entreprise (CE) et des Délégués du Personnel (DP)
Le CE doit être mis en place lorsque l’effectif de l’entreprise atteint 50 salariés. En dessous de ce seuil, un CE peut être mis en place par voie d’accord collectif.
Lorsqu’une entreprise comporte des établissements distincts, un comité d’établissement doit être créé dans chacun d’entre eux, ainsi qu’un comité central d’entreprise.
Dans les entreprises de moins de 200 salariés, et pour éviter la coexistence du CE et des Délégués du Personnel (DP), l’entreprise peut décider, après consultation des DP et du CE s’il existe, que les DP constituent la DUP. Cette possibilité est également ouverte au sein des établissements.
L’élection des DP est obligatoire dans les entreprises ou établissements d’au moins 11 salariés. Dans les entreprises de moins de 11 salariés, l’élection des DP peut être mise en place par accord collectif.
Le rôle du comité social et économique (CSE)
L’ordonnance “MACRON” n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 prévoit, à effet du 1er janvier 2018, la fusion des institutions représentatives du personnel (IRP) en une seule instance, le comité social et économique (CSE).
Ce nouveau CSE se substitue aux DP dans les entreprises de 11 à 49 salariés inclus et aux instances représentatives du personnel (IRP) que sont le CE, les DP et le CHSCT dans les entreprises de 50 salariés et plus.
Une période transitoire est prévue dans les entreprises déjà pourvues d’IRP élues à la date de publication de l’ordonnance. Dans cette hypothèse, le CSE ne serait mis en place qu’au terme du mandat en cours de ces élus et au plus tard au 31 décembre 2019.
Dès la mise en place du CSE, des Comités Sociaux et Économiques d’Établissement (CSEE) et un Comité Social et Économique Central d’Entreprise (CSEC) sont constitués dans les entreprises d’au moins cinquante salariés ou les UES d’au moins onze salariés comportant au moins deux établissements distincts. Ils remplaceront le comité central d’entreprise ainsi que le comité d’établissement.
Protection sociale et hiérarchie des normes
La modification ou la dénonciation d’un régime collectif doit être effectuée en respectant les dispositions légales et/ou conventionnelles supérieures.
En présence d’obligations prévues dans une convention collective de branche, le régime mis en place dans l’entreprise ne pourra être inférieur aux dispositions conventionnelles (garanties moins favorables ou part salariale plus élevée).
Par exception, et depuis le 1er janvier 2018, il est possible par accord d’entreprise de déroger à régime collectif de branche lorsque celui-ci ne présente pas un “degré élevé de solidarité".
L’obligation de preuve de mise en place du régime collectif
Pour bénéficier du régime social de faveur (exonération de cotisations de Sécurité sociale), l’entreprise doit impérativement pouvoir justifier de la mise en place d’un régime collectif au sein de son entreprise en cas de contrôle URSSAF.
La même obligation s’applique pour la déduction de son financement à l’impôt sur les sociétés.
L’obligation de remise de la notice d’information aux salariés
L’employeur a l’obligation de remettre aux salariés la notice d’information établie par l’organisme assureur, laquelle permet aux assurés de connaître précisément leurs droits et obligations attachés à la couverture d’assurance.
La même obligation s’applique lorsque le contrat d’assurance (Condition générales et/ou Particulières) est modifié.
En application de cette disposition légale, l’employeur doit conserver une preuve de la remise de la notice d’information.
Les dispenses d’affiliation à la protection sociale complémentaire
La loi de financement de la Sécurité sociale (LFSS) pour l’année 2016 a instauré des dispenses d’adhésion applicables de plein droit à compter du 1er janvier 2016. Elles peuvent concerner la santé, la prévoyance et la retraite.
Ces dispenses dites « de droit » (art. D.911-5 CSS) peuvent être utilisées par les salariés concernés même en l’absence de mention dans l’acte fondateur du régime (décision unilatérale de l’employeur, accord collectif, accord référendaire).
D’autres cas de dispenses sont maintenus, l’employeur qui souhaite en faire bénéficier ses salariés doit alors expressément les prévoir dans l’acte fondateur du régime.
| Pour qui ? | Dispense de plein droit | Dispense facultative | Prise d'effet de la dispense |
|---|---|---|---|
| Salariés présents dans l’entreprise au moment de la mise en place du régime par DUE et le régime est financé pour partie par le salarié. | En Santé, Prévoyance Retraite | - | Date de mise en place du régime par DUE |
| Salariés embauchés dans l’entreprise avant la mise en place du régime par DUE et le régime est financé en totalité par l’entreprise | - | En Santé, Prévoyance Retraite | Date de mise en place du régime par DUE |
| Salariés bénéficiaires de la Complémentaire Santé Solidaire (CSS qui remplace la CMU-C et l'ACS) | En santé | - |
|
| Salariés couverts par une assurance individuelle complémentaire santé | En santé | - |
|
Salariés bénéficiant pour les mêmes risques de prestations servies au titre d’un autre emploi :
| En santé | - |
|
| Salariés titulaires d’un CDD ou d’un contrat de mission dont la durée de la couverture santé collective et obligatoire est inférieure à 3 mois et bénéficiant par ailleurs d’une couverture « responsable ». | En santé | - |
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Salariés et apprentis bénéficiaires d’un CDD ou d’un contrat de mission d’une durée :
| En Santé, Prévoyance Retraite |
| |
| Salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion au régime les conduirait à payer une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute. | En Santé, Prévoyance Retraite |
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Salariés bénéficiant, y compris en tant qu’ayants droits, d’une des couvertures suivantes :
| En Santé |
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